助成金や補助金が貰えるなら貰っておきたいが、何に投資すればよいか分からないことがあるかと思います。ここでは、投資をすることで業務効率化が図れるIT投資のツールについてご紹介していきたいと思います。
目次
顧客対応の効率化ツール
まずは、顧客情報を効率化するためのツールをご紹介します。
CRM（顧客管理システム）
CRMは、顧客の基本的な情報（名前、連絡先）や、今までの取引等の記録（購入履歴、面談記録等）を統合して管理するシステムです。
これだけを聞くと、エクセル等でも管理できるから、わざわざ使わなくても良いのではないかという気がしますが、エクセルだと、顧客情報をまとめて分析したりするのが大変で、せっかくの情報を活かしきれなくなってしまうことが多いです。今は自社の顧客データを分析して売上を増やしていく時代ですので、データ分析の基盤構築のためにも、CRM導入は最初の一歩になります。
マーケティングオートメーションツール
マーケティングオートメーションツールは、見込み顧客情報の獲得～商談化までのフェーズを効率化し、 商談獲得数を最大化するツール です。業種にもよりますが、個人を顧客とする場合、見込み客は膨大な数になります。その一人一人に営業を付けて対応していくことは、非常に効率も悪く困難です。そういった時にこのマーケティングオートメーションツールを使うことによって、リストへの一括メール送信や、メールをみてリンク先へ遷移してきたか等の動きの把握による、見込み客かどうかの判定などを行うことができ、闇雲に電話営業等を行うよりも、効率的に顧客を獲得できるというツールです。既存顧客が数社で事業が回っている場合は別ですが、そうでない場合は、業務の効率化と担当できる顧客数が増えますので、売上アップにつながる可能性があります。
社内管理の効率化ツール
次は社内管理の効率化ツールについてご紹介していきたいと思います。
コミュニケーションツール
今でもよく使われているコミュニケーションツールが、メールだと思います。社外とのやり取りであれば、メールがこれからもメインのツールになると思いますが、社内のコミュニケーションでは今、チャットツールがメインになりつつあります。
メールと違いチャットの良いところは、気軽に送れる点です。また、メールのように埋もれることもないので、コミュニケーションが活発になる効果があります。そして、Web会議でも使うことができるものが多く、情報がそのツールに蓄積されるので、どこで話したか等を探すのにも便利になります。これからもテレワークが続くことが予想されるため、コミュニケーションツールは導入したいツールの上位であると考えられます。
名刺管理ツール
今では使っている企業も増えてきましたが、一昔前までは、名刺は個人のもので、会社内で共有されないことが基本でした。但し、これを活用出来れば、自社内にある営業のパスを最大限に有効活用できるため、今ではかなり普及したツールです。
名刺をフォルダに入れて管理するのも大変だと思いますので、そういった観点でもこのツールをまだ未導入であれば、ぜひ検討してみて下さい。
RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字をとったものです。PCなどで行っている一連のデータ収集や集計、バックオフィスの業務などの作業を自動化できるツールになります。今までは、システムに詳しい人がプログラミングして、ツールを作っていたのが、簡単なものであれば、このRPAを導入することで、自社で自動化を行うことができるのです。中小企業こそ、人員も限られますので、業務を自動化・効率化し、稼げる会社にしていく必要がありますので、そんなときにはRPAをぜひ検討してみて下さい。
まとめ
今回は、業種に関係なく使えるITツールをご案内しました。今であれば、IT補助金を使って色々なシステム導入に補助金が出ますので、自社に必要なものがあれば、ぜひ検討してみて下さい。
